¿Qué es el GLN? ¿Cómo es este tipo de código?

El GLN (Global Location Number) es un código que permite identificar de manera única las localizaciones dentro de una empresa: entidades legales, ubicaciones físicas o estructuras administrativas.

Este identificador sigue el estándar global de GS1, lo que permite su uso a nivel mundial y garantiza que las localizaciones se representen de manera única y sin ambigüedades.

¿Qué es el GLN y cómo se estructura?

El GLN (Global Location Number) es un número compuesto por 13 dígitos que permite identificar de forma única una entidad legal o una localización física, como un almacén, una tienda o una sede corporativa. Este código se genera a partir del Prefijo GS1 de empresa y se utiliza principalmente en la gestión logística, para asegurar que los productos se entreguen en la ubicación correcta.

La estructura del GLN es la siguiente:

• Prefijo GS1 de empresa: número único que identifica a la empresa, asignado por la entidad GS1 a la que esta está asociada.
• Parte contador: conjunto de dígitos que la empresa asigna internamente al generar nuevos códigos GLN. Se recomienda asignar esta parte de forma secuencial, siguiendo un orden consecutivo para facilitar la organización y el control.
• Dígito de control: número adicional que garantiza la validez del código y que se calcula mediante un algoritmo estándar, teniendo en cuenta los 12 dígitos que le anteceden.

Este código GLN de 13 dígitos facilita la interoperabilidad entre los distintos actores de la cadena de suministro, mejorando la eficiencia y la precisión de los procesos logísticos.

¿Dónde se suele usar el código GLN?

El código GLN se utiliza principalmente para identificar localizaciones específicas dentro de la cadena de suministro, lo que permite una gestión más eficiente de productos, almacenes y operaciones logísticas.

Además, en la comunicación a través del canal EDI (Electornic Data Interchange), el GLN es el código empleado para identificar a las distintas partes involucradas en este intercambio de documentos comerciales en formato electrónico.

Para que este intercambio de documentos sea completamente automatizado, es imprescindible que tanto las empresas como las distintas partes dentro de ellas estén identificadas a través de un GLN (o Punto Operacional). Por ejemplo, una misma empresa puede asignar:

• Un GLN a la entidad legal
• Otro GLN al departamento de compras
• Otro GLN al departamento de facturación
• Otro GLN al almacén de recepción de mercancías.

De este modo, la identificación mediante GLN constituye un sistema único y global que evita depender de interpretaciones textuales cuando se trata de identificar todas las partes en cualquier documento comercial.

3. Por último, el GLN es necesario para identificar las ubicaciones certificadas por IFS. Descubre más sobre la certificación IFS en el siguiente enlace.

¿Cómo se puede obtener el código GLN?

Obtener un código GLN es un proceso sencillo y requiere que la empresa que lo genera esté registrada en una entidad representante de GS1. A continuación, se detallan los pasos para conseguirlo:

1. Asociarse a una entidad representante de GS1: si tu empresa aún no está asociada, el primer paso es completar el alta como socio. AECOC es la única entidad representante de GS1 en España.
2. Solicitar el Prefijo GS1: una vez la empresa ya está asociada, se obtiene el Prefijo GS1 que la identifica y a partir del cual se podrán generar los códigos GLN.
3. Generar los códigos GLN necesarios: la empresa puede crear tantos GLN como localizaciones tenga. En el caso de que la empresa esté asociada a AECOC, se podrán generar los GLN a través de la herramienta AECOC ACTIVATE, mediante un proceso fácil y sencillo.

Qué debes tener en cuenta

• Cumplimiento de los estándares internacionales: aunque no existe una legislación específica sobre el GLN, las empresas deben asegurarse de que sus códigos GLN cumplan con los estándares globales de GS1, con el fin de garantizar su interoperabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro.
• Aplicabilidad en sectores logísticos: el GLN es especialmente útil para empresas de logística y distribución, ya que facilita la identificación única de localizaciones, como almacenes, centros de distribución o puntos de venta. Es importante que las empresas comprendan cómo y cuándo deben aplicar el GLN para optimizar la trazabilidad y la gestión de inventarios.
• Identificación de los interlocutores en la cadena de suministro: es fundamental conocer y utilizar los GLN de los distintos interlocutores con los que se intercambia información, como proveedores, clientes, operadores logísticos o puntos de entrega. Disponer de estos identificadores garantiza una comunicación precisa y sin ambigüedades, especialmente en entornos automatizados como el EDI, y contribuye a mejorar la eficiencia y la fiabilidad de los procesos logísticos