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¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica o factura digital es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y dispone de los mismos efectos a nivel de validez legal. La factura es un justificante de transacción de bienes o servicios.

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¿Tienes dudas sobre la factura electrónica?

FAQS

Normativa legal
El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación en el mercado español. Este reglamento establece las bases que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como en documento electrónico.

¿Cómo se emite una factura electrónica?

La e-factura se emite a través de un software para el Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI.

¿Qué es el sistema EDI o el Intercambio Electrónico de Datos?

El EDI es un estándar internacional de GS1 para el Intercambio Electrónico de Datos en los procesos administrativos entre compañías.
Trabajar con EDI todas las acciones comerciales supone una eliminación total del papel para las empresas. En la actividad del día a día de las compañías se intercambian muchos datos, documentos con pedidos, albaranes, facturas o inventarios que forman parte a la vez del funcionamiento de la cadena de suministro.

Más de 7.000 empresas ya utilizan el programa de facturación electrónica en España a través de los estándares GS1

La implantación de EDI puede suponer grandes beneficios para una compañía, en la que se utilizan diferentes formatos para la transmisión de mensajes y también diferentes canales.

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Principales beneficios de la facturación EDI

La utilización del sistema EDI para generar facturas electrónicas e intercambiar otros documentos puede aportar grandes beneficios a las empresas, sobre todo, en dos grandes bloques.

Optimización de la cadena de suministro

  • Ahorro del tiempo y personal en tareas que no aportan valor
  • Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos
  • Se ahorra en papel, sellos y ensobrado
  • Archivo de las facturas de forma electrónica, evitando el archivo en papel y el extravío de las mismas

Mejora de la comunicación con tus clientes

  • Transmisión electrónica (EDI)
  • Automatización e integración de los datos
  • Datos de calidad, sin errores
  • Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor

 

 

¿Cómo implantar un sistema para emitir factura electrónica o programa de facturación electrónica?

Mediante el uso del EDI, tu empresa podrá recibir y emitir facturas electrónicas y otros documentos a través del Intercambio Electrónico de Datos, de una forma rápida, automática y estandarizada.

Solo necesitas un software EDI capaz de tomar los datos de la empresa e incluirlos en mensajes estándares capaces de ser interpretados con el interlocutor comercial.

Cada una de las empresas implicadas en la comunicación EDI deberá estar identificada mediante un código específico llamado Punto Operacional o GLN, que identifica la ubicación desde donde se emiten o reciben los mensajes.

Empieza a hacer EDI en 4 sencillos pasos

Empezar a intercambiar datos de forma electrónica con tus partners comerciales es muy sencillo. Solo tienes que seguir los siguientes pasos:

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Solicita a AECOC un Punto Operacional / GLN

  • Para trabajar con EDI necesitarás identificar tu empresa con un código numérico estándar que te facilitará AECOC. Tanto el emisor como el receptor de los mensajes EDI, así como la mercancía deberán estar identificadas a través de los estándares de GS1.
  • Contacta con AECOC y consigue tu Punto Operacional / GLN
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Decide la solución EDI que más se adecue a tus necesidades

  • Existen diferentes soluciones EDI adaptadas a las necesidades de todo tipo de empresas, tanto pequeñas y medianas, como grandes compañías.
  • En AECOC disponemos de la herramienta AECOC EDI para que puedas empezar a hacer EDI de una forma sencilla y rápida.
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Consulta con tus clientes qué tipo de documentos vais a intercambias vía EDI

  • En función del cliente con el que trabajes intercambiarás un tipo de documentos comerciales u otros, desde el pedido, hasta el albarán o factura.
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Intercambia la información de tus datos maestros con tu cliente

  • Antes de empezar a enviar documentos comerciales a tus clientes tienes que informarles de todos tus datos que aparecerán en la factura, albarán, etc… Para ello, deberás enviarle información de tu Punto Operacional / GLN, así como los códigos de artículo de tus productos. Recuerda solicitarle a tu cliente sus datos maestros.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una factura electrónica vía EDI?

La factura electrónica es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y dispone de los mismos efectos a nivel de validez legal.

¿Por qué utilizar la factura electrónica con mis clientes?

Utilizar la factura electrónica con tus clientes puede aportar grandes beneficios a tu empresa, tanto en la optimización de tus procesos como en la reducción de costes administrativos.

¿Qué es el EDI?

El EDI es el Intercambio Electrónico de Datos mediante el cual dos empresas puede compartir e intercambiar información comercial de forma estandarizada. Este sistema pretende que el emisor y receptor de un determinado documento comercial puedan ser los ordenadores centrales de cada empresa a fin de optimizar los procesos.

¿Qué documentos puedo intercambiar a través de EDI?

Además de la factura electrónica, trabajar con EDI te permitirá intercambiar todo tipo de documentos comerciales como reportings, documentos sobre mercancías y transporte, y otros relativos al proceso de “order to cash” como son el pedido o el albarán.

¿Qué opciones tengo para hacer EDI?

Si tu empresa tiene un volumen pequeño de documentos a intercambiar puedes optar por una solución manual. Si eres una empresa grande y tu volumen de intercambio es mayor puedes optar por una solución automática integrada con tu sistema de gestión. En AECOC disponemos de una plataforma para empezar a trabajar EDI de una forma rápida y sencilla. Más información sobre AECOC EDI >

¿En qué sectores de actividad puedo utilizar EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos se puede utilizar en todos los sectores de actividad.

¿Qué es un GLN? ¿Es necesario para hacer EDI?

Para que un intercambio EDI sea eficiente las empresas que participan en la transacción comercial deben estar identificadas mediante un GLN o Punto Operacional, este es el código que viaja a través del mensaje EDI. Una empresa que quiera enviar o recibir documentos a través de EDI deberá contar con un Software EDI capaz de tomar los datos de la empresa e incluirlos en mensajes estándares capaces de ser interpretados por su interlocutor comercial. Cada una de las empresas implicadas en una comunicación EDI deberá estar identificada mediante un Punto Operacional / GLN.

¿Puedo utilizar EDI con clientes internacionales?

Por supuesto, el lenguaje de los mensajes EDI se basa en los estándares globales de GS1: GS1 EANCOM y GS1 XML, ambos permiten intercambiar mensajes tanto dentro como fuera de España. En España el estándar más utilizado es el GS1 EANCOM.

¿Existe solo un estándar de EDI?

GS1 dispone de 2 estándares para hacer EDI: GS1 XML y GS1 EANCOM. Los dos estándares proporcionan una estructura de documentos electrónicos comerciales estandarizada y previsible capacitando el intercambio de datos rápido, eficiente y preciso, con independencia de sus elementos de hardware y software.

¿Es necesaria una firma digital para hacer factura electrónica?

El EDI es uno de los métodos que la normativa contempla como válido para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. No obstante, el uso de la firma digital está ampliamente extendido y se utiliza como herramienta adicional al EDI en gran parte de intercambios, aunque desde la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012 la firma digital no es obligatoria, ésta sigue siendo una realidad.