¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y dispone de los mismos efectos a nivel de validez legal. La factura es un justificante de transacción de bienes o servicios.

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¿Tienes dudas sobre el la factura electrónica??

FAQS

Normativa legal

El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación en el mercado español. Este reglamento establece las bases que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como la factura electrónica.

¿Cómo se emite una factura electrónica?

La factura electrónica se emite a través de un software para el Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI.

¿Qué es el EDI o el Intercambio Electrónico de Datos?

El EDI es un estándar internacional de GS1 para el Intercambio Electrónico de Datos en los procesos administrativos entre compañías.
Trabajar con EDI todas las acciones comerciales supone una eliminación total del papel para las empresas. En la actividad del día a día de las compañías se intercambian muchos datos, documentos con pedidos, albaranes, facturas o inventarios que forman parte a la vez del funcionamiento de la cadena de suministro.

Más de 7.000 empresas ya utilizan la factura electrónica en España a través de los estándares GS1

La implantación de EDI puede suponer grandes beneficios para una compañía, en la que se utilizan diferentes formatos para la transmisión de mensajes y también diferentes canales.

Principales beneficios de la factura electrónica

La utilización del EDI para generar facturas electrónicas e intercambiar otros documentos puede aportar grandes beneficios a las empresas, sobretodo, en dos grandes bloques.

Optimización de la cadena de suministro

  • Ahorro del tiempo y personal en tareas que no aportan valor
  • Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos
  • Se ahorra en papel, sellos y ensobrado
  • Archivo de las facturas de forma electrónica, evitando el archivo en papel y el extravío de las mismas

Mejora de la comunicación con tus clientes

  • Transmisión electrónica (EDI)
  • Automatización e integración de los datos
  • Datos de calidad, sin errores
  • Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor

 

 

¿Cómo implantar un sistema para emitir factura electrónica?

Mediante el uso del EDI, tu empresa podrá recibir y emitir facturas electrónicas y otros documentos a través del Intercambio Electrónico de Datos, de una forma rápida, automática y estandarizada.

Solo necesitas un software EDI capaz de tomar los datos de la empresa e incluirlos en mensajes estándares capaces de ser interpretados con el interlocutor comercial.

Cada una de las empresas implicadas en la comunicación EDI deberá estar identificada mediante un código específico llamado Punto Operacional o GLN, que identifica la ubicación desde donde se emiten o reciben los mensajes.

Empieza a hacer EDI en 4 sencillos pasos

Empezar a intercambiar datos de forma electrónica con tus partners comerciales es muy sencillo. Solo tienes que seguir los siguientes pasos:

Solicita a AECOC un Punto Operacional / GLN

  • Para trabajar con EDI necesitarás identificar tu empresa con un código numérico estándar que te facilitará AECOC. Tanto el emisor como el receptor de los mensajes EDI, así como la mercancía deberán estar identificadas a través de los estándares de GS1.
  • Contacta con AECOC y consigue tu Punto Operacional / GLN

Decide la solución EDI que más se adecue a tus necesidades

  • Existen diferentes soluciones EDI adaptadas a las necesidades de todo tipo de empresas, tanto pequeñas y medianas, como grandes compañías.
  • En AECOC disponemos de la herramienta AECOC EDI para que puedas empezar a hacer EDI de una forma sencilla y rápida.

Consulta con tus clientes qué tipo de documentos vais a intercambias vía EDI

  • En función del cliente con el que trabajes intercambiarás un tipo de documentos comerciales u otros, desde el pedido, hasta el albarán o factura.

Intercambia la información de tus datos maestros con tu cliente

  • Antes de empezar a enviar documentos comerciales a tus clientes tienes que informarles de todos tus datos que aparecerán en la factura, albarán, etc… Para ello, deberás enviarle información de tu Punto Operacional / GLN, así como los códigos de artículo de tus productos. Recuerda solicitarle a tu cliente sus datos maestros.