¿Necesitas crear tus facturas electrónicas?

Empieza a generar tu factura electrónica EDI con AECOC

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, factura digital o e-factura, es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y dispone de los mismos efectos a nivel de validez legal. La factura es un justificante de transacción de bienes o servicios.

Se emite a través de un software para el Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI.

¿Qué es el sistema EDI o el Intercambio Electrónico de Datos?

  • El EDI es un estándar internacional de GS1 para el Intercambio Electrónico de Datos en los procesos administrativos y logísticos entre compañías. En la actividad del día a día de las compañías se intercambian muchos datos, documentos con pedidos, albaranes, facturas o inventarios que forman parte a la vez del funcionamiento de la cadena de suministro.
  • Si utilizamos EDI todo este intercambio de documentos se realiza de forma más eficiente, permitiendo la integración automática de dichos documentos en los sistemas informáticos de la empresa y eliminar el papel de muchos procesos.

Más de 12.000 empresas ya utilizan el programa de facturación electrónica en España a través de los estándares GS1.

Ejemplo de proceso ORDER-TO-CASH

Genera tus facturas EDI en 4 sencillos pasos

Empezar a intercambiar datos de forma electrónica con tus partners comerciales es muy sencillo. Solo tienes que seguir los siguientes pasos:

1

Solicita a AECOC un Punto Operacional / GLN

Para trabajar con EDI necesitarás identificar tu empresa con un código numérico estándar que te facilitará AECOC. Tanto el emisor como el receptor de los mensajes EDI, así como la mercancía deberán estar identificadas a través de los estándares de GS1.

Contacta con AECOC y consigue tu Punto Operacional / GLN.

2

Decide la solución EDI que más se adecue a tus necesidades

Existen diferentes soluciones EDI adaptadas a las necesidades de todo tipo de empresas, tanto pequeñas y medianas, como grandes compañías.

En AECOC disponemos de la herramienta AECOC EDI para que puedas empezar a hacer EDI de una forma sencilla y rápida.

3

Consulta con tus clientes qué tipo de documentos vais a intercambiar vía EDI

En función del cliente con el que trabajes intercambiarás un tipo de documentos comerciales u otros, desde el pedido, hasta el albarán o factura.

4

Intercambia la información de tus datos maestros con tu cliente

Antes de empezar a enviar documentos comerciales a tus clientes tienes que informarles de todos tus datos que aparecerán en la factura, albarán, etc... Para ello, deberás enviarle información de tu Punto Operacional / GLN, así como los códigos de artículo de tus productos. Recuerda solicitarle a tu cliente sus datos maestros.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una factura electrónica vía EDI?

La factura electrónica es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y dispone de los mismos efectos a nivel de validez legal.

¿Por qué utilizar la factura electrónica con mis clientes?

Utilizar la factura electrónica con tus clientes puede aportar grandes beneficios a tu empresa, tanto en la optimización de tus procesos como en la reducción de costes administrativos.

¿Qué es el EDI?

El EDI es el Intercambio Electrónico de Datos mediante el cual dos empresas puede compartir e intercambiar información comercial de forma estandarizada. Este sistema pretende que el emisor y receptor de un determinado documento comercial puedan ser los ordenadores centrales de cada empresa a fin de optimizar los procesos.

¿Qué documentos puedo intercambiar a través de EDI?

Además de la factura electrónica, trabajar con EDI te permitirá intercambiar todo tipo de documentos comerciales como reportings, documentos sobre mercancías y transporte, y otros relativos al proceso de “order to cash” como son el pedido o el albarán.

¿Qué opciones tengo para hacer EDI?

Si tu empresa tiene un volumen pequeño de documentos a intercambiar puedes optar por una solución manual. Si eres una empresa grande y tu volumen de intercambio es mayor puedes optar por una solución automática integrada con tu sistema de gestión. En AECOC disponemos de una plataforma para empezar a trabajar EDI de una forma rápida y sencilla. Más información sobre AECOC EDI >

¿En qué sectores de actividad puedo utilizar EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos se puede utilizar en todos los sectores de actividad.

¿Qué es un GLN? ¿Es necesario para hacer EDI?

Para que un intercambio EDI sea eficiente las empresas que participan en la transacción comercial deben estar identificadas mediante un GLN o Punto Operacional, este es el código que viaja a través del mensaje EDI. Una empresa que quiera enviar o recibir documentos a través de EDI deberá contar con un Software EDI capaz de tomar los datos de la empresa e incluirlos en mensajes estándares capaces de ser interpretados por su interlocutor comercial. Cada una de las empresas implicadas en una comunicación EDI deberá estar identificada mediante un Punto Operacional / GLN.

¿Puedo utilizar EDI con clientes internacionales?

Por supuesto, el lenguaje de los mensajes EDI se basa en los estándares globales de GS1: GS1 EANCOM y GS1 XML, ambos permiten intercambiar mensajes tanto dentro como fuera de España. En España el estándar más utilizado es el GS1 EANCOM.

¿Existe solo un estándar de EDI?

GS1 dispone de 2 estándares para hacer EDI: GS1 XML y GS1 EANCOM. Los dos estándares proporcionan una estructura de documentos electrónicos comerciales estandarizada y previsible capacitando el intercambio de datos rápido, eficiente y preciso, con independencia de sus elementos de hardware y software.

¿Es necesaria una firma digital para hacer factura electrónica?

El EDI es uno de los métodos que la normativa contempla como válido para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. No obstante, el uso de la firma digital está ampliamente extendido y se utiliza como herramienta adicional al EDI en gran parte de intercambios, aunque desde la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012 la firma digital no es obligatoria, ésta sigue siendo una realidad.

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