Decálogo para comenzar con soluciones EDI en tu empresa

 

1. Identificar los beneficios y escenarios de implantación de EDI

Los estándares GS1 para el intercambio electrónico de datos (EDI), contemplan varios procesos de negocio, por lo que es posible aplicarlos en muchas de sus transacciones comerciales como son el pedido, entregas o facturas electrónicas. Para cada uno de estos procesos existe un mensaje electrónico estándar.

Las primeras preguntas que su empresa debería plantearse son:

¿Qué tipo de transacciones comerciales necesito intercambiar vía EDI? ¿Qué datos necesito incluir en estos documentos y qué volumen de intercambios realizaré? ¿Con cuántos clientes o proveedores voy a intercambiar documentos vía EDI?

2. Contar con el compromiso de las diferentes áreas de su empresa que se ven afectadas por la implantación de EDI (Dirección, Administración, Sistemas, Logística..)

La implantación de EDI influirá en aspectos importantes de su empresa (estrategia, cambios de procesos..), por lo que impactará en varios departamentos. De esta forma, se requiere contar con el compromiso de la dirección, para poder disponer de los recursos humanos y económicos necesarios para el proyecto.

3. Disponer de un punto operacional (GLN)

Para trabajar con EDI de forma eficiente es necesario que emisor, receptor y mercancía estén identificados de forma estándar, para que los intercambios electrónicos sean completamente automatizados. Tanto el flujo de la mercancía como el de la información deben estar basados en las claves de identificación GS1: GTIN: identifica productos y servicios. GLN (punto operacional): identificando ubicaciones físicas, entidades legales o estructuras administrativas. Estos códigos identifican a sus productos y a su compañía de forma única y no ambigua. ¿Es socio de AECOC? A partir de su raíz de empresa podrá construir su GLN siguiendo la misma estructura que para el GTIN-13.

4. Apoyarse en AECOC para conocer más sobre EDI y los estándares GS1

AECOC le puede ayudar a garantizar el éxito en la implantación de EDI en su empresa, a través de cursos de formación, servicios y documentación que le permitirá entender las claves para arrancar el proyecto EDI de forma eficiente y adaptándose a las necesidades de su compañía.

5. Elegir el formato estándar de sus intercambios electrónicos

Los formatos estándares GS1 de comercio electrónico son: GS1 EANCOM: basado en la sintaxis de las Naciones Unidas UN/EDIFACT. GS1 XML: basado en el lenguaje XML y orientado a intercambios por Internet. La decisión de un formato u otro dependerá del formato de amplio uso en el sector o escenario en el que su empresa vaya a utilizar EDI.

6. Decidir la solución EDI que necesita para llevar a cabo sus intercambios

Existen soluciones EDI adaptadas a todo tipo de empresas: soluciones integradas para un volumen medio-alto de intercambios EDI o soluciones manuales para muy pocos documentos. AECOC certifica soluciones EDI en base al cumplimiento de los estándares GS1, consulte con AECOC la información al respecto y solicítenos los datos de contacto de los proveedores con soluciones EDI certificadas. Si su empresa piensa intercambiar muy pocos documentos vía EDI consulte con AECOC la posibilidad de usar la solución gratuita de AECOC Conector XML-EDI.

7. Comprobar con AECOC si existen mensajes o guías específicas para su sector o escenario de aplicación

Los intercambios electrónicos EDI están basados en un formato estándar con una amplia cobertura de carácter multisectorial. Por esta razón, consulte con AECOC las guías de implantación EDI más adecuadas para el caso de su empresa.

8. Comprobar la correspondencia entre los datos que desea incluir en sus transacciones electrónicas y los requisitos del lenguaje estándar

Asegúrese de que toda la información que su empresa necesita incluir en los intercambios electrónicos con sus interlocutores tiene su correspondencia en el estándar GS1. Contacte con AECOC para garantizar la correcta interpretación y aplicación de los mensajes estándares GS1.

9. Alinear datos con sus interlocutores EDI

De forma previa a cualquier transacción electrónica vía EDI deberá intercambiar los puntos operacionales (GLNs) con sus interlocutores comerciales. De la misma forma, los clientes también tendrán que disponer del maestro de artículos de sus proveedores. Este intercambio se podrá llevar a cabo de una manera manual, a través de EDI o incluso a través de un catálogo centralizado de productos bajo el estándar GDSN, como es aecocdata.

10. Adaptar sus sistemas y empezar a intercambiar documentos vía EDI

Antes de empezar a intercambiar mensajes EDI, será necesario adaptar técnicamente los sistemas de su empresa. Para ello, su compañía podrá contratar un proveedor de soluciones EDI certificado por AECOC que adapte su ERP al estándar EDI. También deberá acordar con sus interlocutores EDI los requisitos técnicos, mensajes e información a intercambiar electrónicamente. De esta forma, su empresa estará preparada para empezar a trabajar con EDI, conseguir grandes beneficios y formar parte de la optimización de la cadena de suministro.  

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