El documento de control electrónico será obligatorio a partir del 5 de octubre

El próximo 5 de octubre entra en vigor la obligatoriedad de emitir y gestionar en formato electrónico el documento de control para el transporte de mercancías por carretera en España. Esta nueva exigencia supone un cambio relevante en la operativa diaria de las empresas que contratan, organizan o realizan transporte de mercancías, independientemente de su sector de actividad.

La norma establece que la responsabilidad de emitir y gestionar el documento recae de manera corresponsable tanto en el cargador contractual como en el transportista efectivo, siendo esta exigencia aplicable a todas las operaciones de transporte de mercancías por carretera y en todos los sectores de actividad, salvo las excepciones contempladas en la normativa.

No disponer del documento electrónico o presentarlo con información incompleta o incorrecta puede acarrear sanciones administrativas para ambos, además de posibles incidencias durante las inspecciones en carretera.

Para cumplir con las exigencias legales, el documento debe generarse obligatoriamente en formato PDF e incorporar un código QR que permita a los inspectores acceder y validar la información del transporte de forma inmediata.

Un cambio con impacto directo en la gestión operativa

La entrada en vigor de esta obligación requiere que las empresas revisen sus procesos internos y aseguren que disponen de los sistemas adecuados para generar, conservar y compartir el documento electrónico de control conforme a la normativa.

Este cambio afecta tanto a compañías con un alto nivel de digitalización como a aquellas que todavía gestionan parte de su documentación de transporte mediante procesos manuales. En ambos casos, será necesario garantizar que la información del transporte se recoge correctamente, que el documento se emite en el formato exigido y que está disponible ante posibles controles o inspecciones.

Desde AECOC recomendamos a las empresas anticiparse a la fecha de entrada en vigor y comprobar con tiempo que sus equipos, proveedores logísticos y transportistas conocen la nueva obligación y están preparados para cumplirla desde el primer día.

Para acompañar a las empresas en esta adaptación, AECOC dispone de una herramienta que permite gestionar el documento electrónico de control de forma sencilla, segura y conforme a la normativa vigente.

La solución, disponible a partir de septiembre, permite:

• Generar automáticamente el documento de control en formato electrónico.

• Incorporar el código QR obligatorio.

• Conservar la documentación con garantías jurídicas.

• Simplificar la gestión del proceso, independientemente del tamaño o nivel de digitalización de la empresa.

• Facilitar el cumplimiento normativo desde el inicio de la obligación.

Con esta herramienta, AECOC busca ofrecer una solución práctica y accesible que ayude a las compañías a reducir cargas administrativas, minimizar errores y evitar incidencias derivadas de una gestión incorrecta o incompleta del documento.