¿Qué entendemos por entregas eficientes?
El proceso de entrega de una mercancía no debe tratarse como un proceso aislado, sino que debe contextualizarse dentro de un proceso integral: del pedido a la factura.
En el canal mayorista de farmacia, este proceso se basa en una comunicación continua entre proveedor y cliente, sujeta a los acuerdos comerciales establecidos entre ambas partes. Esta comunicación se realiza principalmente en torno a tres momentos clave, asociados a tres documentos comerciales:
- Proceso de emisión del pedido: el mayorista envía un pedido al proveedor, suele incluir las referencias, identificadas mediante códigos GTIN, las cantidades, los precios, la fecha y el punto de entrega.
- Proceso de entrega de mercancía: el proveedor envía la mercancía al cliente y la acompaña de un albarán, suele contener las referencias, también identificadas mediante códigos GTIN, las cantidades, los datos de trazabilidad y referencias a otros documentos como el pedido.
- Proceso de facturación: el proveedor envía la factura al cliente para su pago, debe contener toda la información necesaria para que el documento tenga validez legal.
Si ponemos el foco en el proceso de entrega, observamos una diferencia clave respecto a la emisión y recepción del pedido o de la factura: aquí interviene el producto físico. La mercancía debe ser recepcionada, validada contra el albarán y el pedido deben registrarse los datos de trazabilidad correspondientes.
En muchos casos, estas validaciones son la base para determinar qué se va a facturar, cuánto se va a facturar y cuándo se podrá realizar el pago.
Los mayoristas pueden seguir varios métodos para obtener los datos de los productos a en el momento de la recepción de la mercancía.
En base a la experiencia de los mayoristas, se valora como proceso de entregas más eficientes combinado la Lectura de códigos de barras/2D + ASN.
El EDI GS1 EANCOM como solución estándar
El EDI (Electronic Data Interchange), es un sistema que permite el intercambio de documentos comerciales por medios telemáticos, bajo una sintaxis y estructura de datos estandarizada.
El estándar GS1 EANCOM, basado en EDIFACT, permite emitir e integrar automáticamente estos documentos en los sistemas de las empresas. Estos documentos se conocen como mensajes EDI. En este proceso intervienen principalmente:
- Documento Pedido → mensaje ORDERS
- Documento ASN → mensaje DESADV
- Documento factura → mensaje INVOIC
El mensaje DESADV permite comunicar electrónicamente la información asociada a una expedición. Aporta funcionalidades similares a las del albarán, aunque no lo sustituye a efectos regulatorios.
¿En qué consiste este modelo?
El modelo se basa en la adopción de la Etiqueta GS1 Logística, que permite identificar cada unidad logística de transporte mediante el código SSCC, junto con el uso de un DESADV, en este caso el DESADV logístico.
El DESADV logístico es un aviso de expedición que incluye el código SSCC y la información relacionada con su contenido: referencias identificadas mediante códigos GTIN, lotes, cantidades, fechas de caducidad, entre otros datos relevantes.
De este modo, cuando el mayorista recibe la mercancía, escanea el código de barras/2D de la Etiqueta GS1 Logística y consulta el DESADV enviado previamente por el proveedor.
A partir de esta asociación del envío físico con el documento electrónico, el mayorista puede:
- Contrastar la información contra el pedido.
- Registrar los datos de trazabilidad.
- Validar la entrada de mercancía, minimizando la intervención humana.
El beneficio en la cadena de valor: Un mismo modelo para múltiples clientes
En AECOC, fruto de la colaboración entre cinco mayoristas de farmacia en España, estamos impulsando el modelo común de entregas eficientes basado en los estándares GS1: la etiqueta GS1 logística y el DESADV.
El objetivo es que los proveedores puedan trabajar con un único modelo estándar, válido para múltiples clientes mayoristas, minimizando desarrollos específicos y facilitando una integración más ágil y escalable.
Los beneficios operativos para los mayoristas son significativos:
- Procesar una línea requiere aproximadamente 65 segundos sin DESADV, 35 segundos con DESADV no logístico y 25 segundos con DESADV logístico.
- Las líneas con error se reducen del 3% al 0,65%.
- Los laboratorios plenamente integrados cierran el ciclo en 7,53 días, frente a los 8,04 días del resto.
- La mercancía se verifica en 2,2 días, la mitad que los demás, que requieren 4,4 días.
Los beneficios van más allá de la eficiencia en la recepción. Este modelo genera beneficios para toda la cadena de valor:
- El producto entra antes en stock disponible y se puede distribuir antes a las farmacias.
- Menos discrepancias y menos reclamaciones (conteo y datos de trazabilidad).
- Conciliación de facturas más rápida.
- Reducir posibilidad de errores de suministro (lotes o caducidades incorrectas).
- Mayor previsión de aprovisionamiento (sabemos por adelantado las cantidades que nos sirven). Esto da reducción de caducidades y reducción de roturas de stock.
Un proyecto sectorial
Desde AECOC-GS1 Spain acompañamos a las empresas en este proceso de integración con un plan sectorial, ayudando a validar la calidad del DESADV, la correcta aplicación de la Etiqueta GS1 Logística y la puesta en marcha del modelo con los mayoristas.
Si eres proveedor del canal mayorista de farmacia y quieres conocer cómo implantar el DESADV logístico y la Etiqueta GS1 Logística, ponte en contacto con AECOC.
Para más información:
Manel Martínez
Estándares GS1 Sector Salud.
Dpto. Estándares GS1
mmartínez@gs1es.org
