A pocos meses de que la medida sea obligatoria en todo el país, el marco legal del sector ha quedado definido en el Boletín Oficial del Estado (BOE). La Resolución de 5 de junio de 2026, firmada por la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, establece las bases para implantar el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA).
Esta norma sustituye por completo a la regulación de mayo de 2023. Su objetivo principal es ajustar los requerimientos técnicos y resolver los puntos dudosos que afectaban a la operativa diaria de cargadores y transportistas. Con este texto en mano, las empresas disponen de las reglas oficiales para adecuar sus programas de gestión sin riesgo de sanción.
Principios básicos de la normativa
La nueva regulación se apoya en tres principios básicos para la gestión digital de la documentación de transporte:
- Inalterabilidad y disponibilidad en carretera: el fichero digital generado debe garantizar la seguridad de los datos ante cualquier modificación. Durante un control en ruta, la inspección de transporte y la policía de tráfico deben tener acceso inmediato al contenido.
- Integración en el software de la empresa: la norma precisa los criterios técnicos para que las compañías adapten sus programas ERP o de gestión de transporte (TMS) al Documento Electrónico de Control Administrativo. No hace falta notificar con carácter previo a la Administración en qué servidor o nube vas a guardar la información.
- Criterios sobre la firma digital: para superar un control administrativo rutinario en carretera no se exige firma electrónica. Únicamente si la empresa decide utilizar el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) en sus trámites comerciales internos y requiere firmarlo, deberá emplear firmas avanzadas o cualificadas (AdES o QES) bajo el estándar europeo.
Condiciones para dar validez legal al registro
Para que el documento digital sea válido, los sistemas informáticos de la empresa deben garantizar cuatro requisitos:
- Mismos datos que en soporte físico: el paso al formato digital no altera la información requerida por la ley. Se exigen los mismos datos de control para el transporte de mercancías o la hoja de ruta en el de viajeros.
- Sellado automático de tiempo: el archivo debe crearse en la plataforma antes de iniciar el viaje. El software registrará de forma automática la fecha y la hora exacta de emisión, así como el historial de cualquier cambio posterior.
- Guardado en servidor seguro: los registros deben quedar alojados en un servidor o nube accesible para su descarga en cualquier momento desde el vehículo.
- Enlace web exclusivo (URL): cada Documento Electrónico de Control Administrativo emitido debe contar con una dirección web individual y única.
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Parámetros del archivo PDF y del código QR
El formato visual del documento debe cumplir con los siguientes requerimientos oficiales:
| Parámetro | Exigencia normativo-legal |
|---|---|
| Tipo de archivo | Debe ser un PDF nativo generado directamente por la aplicación. No se aceptan fotografías ni documentos escaneados en papel. |
| Tamaño límite | Un peso máximo de 5 MB por archivo. |
| Metadatos | La fecha y la hora de emisión deben figurar integradas en las propiedades internas del archivo. |
| Código QR | El PDF debe incorporar de forma visible un código QR que abra la URL del documento. El conductor puede mostrar este código directamente en su dispositivo móvil. |
| Plazo de custodia | Cargadores y transportistas están obligados a conservar los ficheros durante al menos un año. Si el documento lo emite el cargador, debe facilitar el acceso de descarga al transportista durante ese plazo. |
¿Cuáles son los parámetros que mayor preocupación generan?
Según el resultado del sondeo realizado por AECOC en el 25º Foro Nacional del Transporte celebrado en marzo de 2026, algunos de los parámetros antes mencionados generan incertidumbre en el sector. Pero, ¿en qué medida?
Fuente: Resultado del sondeo realizado por AECOC en el 25º Foro Nacional del Transporte (12/03/2026)
Reglas de seguridad para las URL de acceso
Las direcciones web asociadas al código QR del DeCA deben facilitar la revisión por parte de la autoridad sin comprometer la seguridad de la información:
- Protocolo seguro: la dirección web debe comenzar de manera obligatoria por el protocolo https://.
- Descarga directa sin contraseñas: la web no puede solicitar usuario, clave ni mecanismos de autenticación. Al escanear el QR, el PDF debe descargarse de forma directa en el dispositivo del inspector.
- Caducidad temporal: el enlace debe mantenerse activo durante todo el servicio de transporte. Una vez finalizado el trayecto y transcurridos 7 días naturales, la empresa tiene derecho a desactivar la URL pública para proteger sus datos comerciales.
Modificaciones en ruta e incidencias
Si surge un imprevisto durante el viaje (como un cambio de vehículo, de ruta o de conductor), la ley permite resolverlo mediante dos vías:
- Modificar el mismo PDF: se añaden los datos actualizados y la causa del cambio sobre el archivo original, manteniendo visibles pero anulados los datos antiguos. El código QR y la dirección URL continúan siendo los mismos.
- Generar un documento nuevo: el sistema emite un archivo desde cero con una nueva URL y otro código QR. Si se opta por esta vía, la empresa está obligada a guardar el archivo inicial para mantener la trazabilidad.
En ambos casos, el transportista debe disponer de la versión actualizada del documento en su dispositivo antes de reanudar la marcha.
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Agrupación de servicios y normativa europea
Para facilitar la operativa, la resolución regula la consolidación de envíos y se coordina con las directivas de la Unión Europea:
- Consolidación de envíos: es posible agrupar varias entregas en un único documento siempre que el cargador y el transportista sean exactamente los mismos. Se debe detallar el peso, origen, destino y naturaleza de cada bulto.
- Uso de plantillas existentes: la estructura del documento es de libre diseño. Es legal adaptar el formato de las cartas de porte habituales, e-CMR, transporte de mercancías peligrosas (ADR), residuos (DI) o subproductos animales (SANDACH), siempre que integren todos los datos exigidos por la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT).
- Exención por el Reglamento eFTI: las empresas que compartan los datos a través del sistema informático unificado de la Unión Europea regulado por el Reglamento (UE) 2020/1056 (eFTI) quedan exentas de cumplir con el formato nacional del Documento Electrónico de Control Administrativo, ya que la norma europea se considera equivalente.
Estandarización de datos en la cadena logística
Sustituir el soporte físico por un archivo digital requiere ir un paso más allá de la mera emisión de archivos en formato PDF. Durante años, la gestión en papel ha convivido con desajustes en la información compartida entre cargadores, operadores logísticos y transportistas. Trasladar procesos no estandarizados a un entorno digital solo incrementa los errores de gestión en las empresas.
Para conectar los sistemas informáticos de todos los actores del transporte, la cadena logística necesita hablar un lenguaje común. La adopción del Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y la estructuración de la información bajo los estándares GS1 aseguran la automatización de la documentación, la trazabilidad de los envíos y el cumplimiento normativo con total seguridad jurídica.
Desde AECOC acompañamos a las empresas asociadas a diagnosticar sus operativas y adaptar sus flujos de datos antes de la entrada en vigor de la normativa.
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Preguntas frecuentes
Siempre que el documento incluya los datos obligatorios que exige la ley de transporte y diferencie bien tanto al cargador contractual como al transportista, el formato/plantilla es de libre elección, pudiendo usar:
- Cartas de porte tradicional.
- e-CMR.
- Documentos de mercancías peligrosas (ADR).
- Documentación de residuos (DI).
- Documentación sanitaria (SANDACH).
