¿Qué es la factura electrónica? Prepárate para poder integarla en tu empresa

La factura electrónica es un sistema digital que permite a las empresas emitir, recibir y gestionar facturas de manera más eficiente. A partir de 2025, su uso será obligatorio para todas las empresas, por lo que es importante comenzar a adaptarse cuanto antes.

En este artículo te explicamos qué es la factura electrónica, por qué es importante y cómo integrarla en tu empresa. Verás cómo este cambio puede mejorar la agilidad de tus procesos, reducir errores y facilitar el cumplimiento de las normativas fiscales.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel. En lugar de imprimirse y enviarse físicamente, los datos se transmiten y almacenan en formato digital, lo que agiliza el proceso, reduce errores y mejora la trazabilidad de las transacciones comerciales.

Aunque su uso ya está extendido en algunos sectores, a partir de 2025, todas las empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas, lo que representa un gran paso hacia la digitalización de la administración empresarial.

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos. Estos incluyen:

• Formato electrónico estándar: generalmente, el formato más común es XML, que permite la transmisión de datos de forma estructurada.
• Firma electrónica: garantiza la autenticidad del emisor y la integridad de los datos.
• Certificación fiscal: asegura que la factura cumpla con las normativas fiscales vigentes.
• Identificación del emisor y receptor: deben aparecer claramente en la factura.

Una factura electrónica debe contener los mismos elementos que una factura tradicional, con la diferencia de que está digitalizada. Estos elementos son:

• Número de factura único y consecutivo
• Datos del emisor y receptor (nombre, NIF, dirección)
• Fecha de emisión de la factura
• Descripción de los productos o servicios vendidos
• Importe total, incluyendo impuestos
• Firma electrónica que garantiza su autenticidad

Aunque la obligatoriedad de la factura electrónica se abordará más detalladamente más adelante, es importante que las empresas se vayan familiarizando con estos aspectos para cumplir con la ley este 2025.

Tipos de factura electrónica que se pueden emplear

Existen dos tipos fundamentales de factura electrónica que las empresas pueden emplear, y su elección dependerá de la capacidad para automatizar el procesamiento y la compatibilidad con los sistemas de cada entidad. A continuación, te explicamos las diferencias entre ellas:

• Factura electrónica en formato estructurado: este tipo de factura contiene datos organizados que permiten su tratamiento automatizado. Los sistemas informáticos de facturación, pago y contabilidad pueden generar y procesar estas facturas de forma completamente automática.
  • Ejemplos de formatos estructurados:
    • Facturas escaneadas en papel
    • EDIFACT
• Factura electrónica en formato no estructurado: en este caso, la factura es esencialmente una imagen (por ejemplo, un archivo PDF), lo que hace necesario un proceso adicional para su procesamiento. Generalmente, esto requiere intervención manual, como el uso de tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para extraer los datos de la imagen.
  • Ejemplos de formatos no estructurados:
    • XML (incluyendo Facturae y UBL)
    • Ficheros PDF

Ambos tipos de factura son válidos y pueden ser transmitidos electrónicamente, pero la elección entre uno u otro influirá en la eficiencia operativa y en el nivel de automatización que se puede lograr en el proceso de facturación.

Ley Crea y Crece. ¿Qué dice la normativa sobre la factura electrónica? ¿Desde cuándo es obligatoria?

Normativa de la Ley Crea y Crece sobre la factura electrónica

La Ley Crea y Crece es una normativa que establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas que operan en España. Su principal objetivo es simplificar la creación y expansión de empresas, mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales y reducir la morosidad. A continuación, destacamos los puntos clave de esta ley:

Obligatoriedad de la factura electrónica según la Ley Crea y Crece

La obligación de emitir facturas electrónicas es clara, pero la ley establece un calendario progresivo dependiendo de la facturación de cada empresa. Aquí te resolvemos las principales dudas sobre la obligatoriedad:

Esta normativa representa un avance significativo hacia la digitalización y la optimización de los procesos administrativos en las empresas, y es fundamental para cumplir con las regulaciones fiscales del país.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica? ¿Y los errores de una factura electrónica?

La factura electrónica ofrece múltiples ventajas tanto para las empresas como para los consumidores, optimizando los procesos de facturación y contribuyendo a una mayor eficiencia. A continuación, te mostramos las principales ventajas que puedes obtener al implementar la factura electrónica en tu negocio.

Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta que, aunque las facturas electrónicas ofrecen grandes beneficios, también existen algunos errores que las empresas pueden cometer al emitirlas. Estos errores pueden generar problemas a nivel legal y operativo, por lo que es fundamental conocerlos y evitarlos.

Requisitos legales para que una factura electrónica sea válida

Para que una factura electrónica sea válida y cumpla con la normativa fiscal, debe cumplir con una serie de requisitos establecidos por las autoridades fiscales. A continuación, se detallan los aspectos más importantes a tener en cuenta para garantizar la validez de una factura electrónica.

Requisitos legales para la validez de una factura electrónica:

• Formato electrónico estandarizado: la factura debe ser emitida en un formato electrónico estructurado y legible, como XML o EDIFACT. Estos formatos permiten que los sistemas informáticos de la empresa puedan leer y procesar la factura de manera automática.
• Autenticidad de su origen: la factura debe permitir verificar su origen, es decir, debe quedar claro quién la ha emitido y que es una transacción legítima. Esto se logra mediante la firma electrónica o mediante el uso de un sistema de validación como EDI.
• Integridad del contenido: el contenido de la factura no debe ser alterado. Para asegurar la integridad, se debe utilizar un mecanismo de cifrado, como un certificado digital, que impida modificaciones una vez emitida la factura.
• Identificación completa de emisor y receptor: la factura debe contener los datos completos tanto del emisor (nombre, dirección, NIF) como del receptor (nombre, dirección, NIF o CIF).
• Número de factura único y consecutivo: cada factura debe tener un número único que la identifique de forma secuencial. Esto facilita el control y la trazabilidad de todas las transacciones.
• Fecha de emisión y vencimiento: es obligatorio incluir la fecha de emisión de la factura, así como el vencimiento de la misma, cuando corresponda.
• Descripción clara de los productos o servicios: la factura debe contener una descripción detallada de los productos o servicios vendidos, indicando la cantidad y el precio de cada uno.
• Importe total y desglosado: el importe total debe ser claramente indicado, con el desglose del IVA u otros impuestos aplicables, según corresponda.
• Almacenamiento seguro: las facturas electrónicas deben ser almacenadas en un sistema seguro y accesible para su posterior consulta o auditoría, garantizando su conservación durante el tiempo que exige la legislación vigente (generalmente 4 años).

Cumplir con estos requisitos es esencial para que las facturas electrónicas sean válidas legalmente y eviten sanciones o problemas con las autoridades fiscales.

Una vez conoces todos estos detalles, ¿por dónde empiezas?

Ahora que tienes claro qué es la factura electrónica, sus requisitos, y las implicaciones legales, es el momento de dar el siguiente paso: implementarla en tu empresa. El proceso de integración de la factura electrónica puede parecer complejo al principio, pero con la orientación adecuada y las herramientas necesarias, es más sencillo de lo que parece.

Lo primero es asegurarte de que tu negocio está preparado para adoptar este cambio digital. Esto incluye adaptar tu sistema de facturación y gestión administrativa para que sea capaz de emitir, recibir y almacenar las facturas electrónicas conforme a la normativa.

Tipos de formatos de factura electrónica según la normativa

De acuerdo con la normativa, existen diferentes formatos de facturación electrónica que pueden ser utilizados, dependiendo de las necesidades de tu empresa y del sector en el que operes.

• Factura electrónica con formato estructurado: este formato permite que las facturas sean generadas automáticamente por los sistemas informáticos y procesadas de forma automatizada por los sistemas del receptor. Se utilizan formatos como Facturae (XML) y EDIFACT, que facilitan la integración con otros sistemas de gestión empresarial (como ERP).
• Factura electrónica con formato no estructurado: este tipo de factura es una imagen o documento digital (generalmente en formato PDF), que requiere una intervención manual para ser procesada, ya que no está diseñada para ser automáticamente gestionada por otros sistemas.

Es importante que elijas el formato adecuado según las necesidades de tu empresa, y sobre todo, que te asegures de cumplir con los requisitos establecidos por la legislación vigente.

Recuerda que la implementación de la factura electrónica no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también te permitirá optimizar la gestión de tus documentos, reducir los errores administrativos y ahorrar tiempo en los procesos de facturación.

Y si no cumples con la normativa, ¿A qué multas o sanciones te expones por no tener factura electrónica?

No cumplir con la normativa sobre la factura electrónica puede acarrear serias consecuencias económicas para las empresas. Desde el 2025, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas será aplicable a todas las empresas en España, y quienes no se ajusten a la ley podrían enfrentar sanciones y multas significativas.

A continuación, te explicamos las posibles consecuencias por no cumplir con la normativa de la factura electrónica:

• Multas económicas por no emitir facturas electrónicas: las empresas que no emitan facturas electrónicas dentro de los plazos establecidos, o que sigan emitiendo facturas en formato papel, se expondrán a sanciones económicas. Estas multas pueden ser proporcionales al número de facturas que no se emitan de forma electrónica, lo que representa un riesgo económico importante.
• Multas por no cumplir con los requisitos de la factura electrónica: si las facturas electrónicas no cumplen con los requisitos legales establecidos (por ejemplo, en cuanto a los datos obligatorios, el formato o la firma digital), las empresas pueden enfrentarse a multas adicionales. Esto también puede incluir la falta de conservación adecuada de las facturas electrónicas, lo que podría generar problemas durante una auditoría fiscal.
• Inhabilitación para acceder a ayudas públicas: las empresas que no se adapten a la facturación electrónica podrán ser excluidas de los programas de ayudas públicas o fondos destinados a la digitalización, lo que podría afectar el acceso a beneficios como el Kit Digital.
• Suspensión de operaciones o bloqueos de pagos: si no se cumplen los requisitos establecidos para la facturación electrónica, las empresas podrían enfrentar bloqueos en los pagos que deban realizarse a proveedores o clientes, ya que los sistemas de pago no aceptan facturas que no estén debidamente emitidas de forma electrónica.
• Implicaciones para la relación con clientes y proveedores: el incumplimiento de la facturación electrónica también puede dañar la relación con clientes y proveedores. En sectores donde ya se exige la factura electrónica, no cumplir con la ley podría resultar en una pérdida de confianza y en la imposibilidad de operar en ciertos mercados.

Es crucial que las empresas se adapten a esta normativa antes de los plazos establecidos para evitar estos riesgos y mejorar su competitividad. El cumplimiento de la factura electrónica no solo garantiza el cumplimiento con la ley, sino que también ofrece ventajas operativas como la mejora de la eficiencia y la reducción de errores administrativos.