El sistema Verifactu para autónomos y PYMES. ¿Qué es y cómo influye en la facturación electrónica?
Verifactu es el nuevo sistema homologado de facturación que impulsa la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de los registros fiscales. Es decir, es la herramienta que asegurará que cada factura que emitas sea 100% fiable y que Hacienda tenga constancia de tu actividad económica de manera inmediata y segura.
Este sistema se enmarca dentro de la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023), y se convertirá en el canal habitual de comunicación fiscal para la mayoría de empresas y profesionales en España. Para quienes ya trabajan con el intercambio electrónico de datos, Verifactu representa un nuevo estándar que se integra con los procesos de la factura electrónica.
¿Qué es y en qué consiste el sistema Verifactu?
Verifactu es el nombre técnico que reciben los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplen con una serie de requisitos de seguridad y trazabilidad. Su objetivo principal es evitar el uso del llamado «software de doble uso», diseñado para manipular o borrar registros de ventas. ¿Y cómo funciona un software Verifactu? Un sistema informático solo puede considerarse Verifactu si garantiza:- Integridad y trazabilidad: cada factura se vincula a la anterior mediante un código de encadenamiento (una huella digital única…), asegurando que no se pueden manipular ni eliminar registros sin dejar rastro.
- Envío Inmediato a la AEAT: el sistema genera un registro de facturación en el momento de la emisión y lo prepara para enviarlo automáticamente a la Agencia Tributaria.
- Identificación: la factura incluye un Código QR único que permite al cliente verificar su autenticidad directamente en la web de la AEAT, además de la leyenda obligatoria «VERI*FACTU».
Beneficios de implementar Verifactu en tu empresa
Adaptar tu facturación a Verifactu, lejos de ser solo una obligación, ofrece ventajas operativas y de seguridad que agilizan tu día a día:- Menos errores al emitir facturas, al contar con un software regulado.
- Ahorro de tiempo en la gestión fiscal y las declaraciones trimestrales, ya que los datos ya están en manos de Hacienda.
- Mayor seguridad jurídica y trazabilidad inmediata en caso de inspección.
- Más confiabilidad y transparencia ante los clientes, quienes pueden verificar la validez de sus facturas.
- Sencillez en el cumplimiento normativo, ya que el software homologado se encarga de aplicar los requisitos técnicos.
¿Qué tipos de sistemas existen para emitir facturas verificables con Verifactu?
La Agencia Tributaria (AEAT) es flexible en cuanto al tipo de software que puedes utilizar, siempre y cuando cumpla con la homologación del Reglamento Verifactu. Existen tres vías principales para que autónomos y PYMES puedan emitir facturas que cumplan con la normativa Verifactu:- Software de Gestión Empresarial (ERP o en la Nube): es la vía más común y recomendada para PYMES con un volumen medio o alto de facturación. Se trata de sistemas de facturación en la nube o programas ERP que ya incorporan la funcionalidad Verifactu. Estos sistemas se encargan automáticamente de generar el hash, encadenar los registros y realizar los envíos a la AEAT.
- Software gratuito de la AEAT: para los autónomos y pequeños empresarios que tienen un volumen de facturación muy reducido, la Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita que funcionará con las garantías de Verifactu.
- Software a medida (especializado): para empresas con necesidades muy concretas o procesos de facturación muy particulares, se puede desarrollar un software a medida. Sin embargo, es responsabilidad de la empresa que lo encarga y del desarrollador asegurarse de que este sistema cumpla al 100% con todos los requisitos técnicos del Reglamento Verifactu.
Modalidades de funcionamiento
Más allá del tipo de software, la elección que debe tomar la empresa es sobre la modalidad de envío de los registros de facturación:- Modalidad Verifactu SÍ: el software realiza el envío de los registros a Hacienda de forma automática en el momento de la emisión. Ofrece la máxima tranquilidad fiscal al garantizar el cumplimiento en tiempo real.
- Modalidad Verifactu NO: el software almacena los registros de forma segura y solo los envía si la AEAT los requiere. Esto permite un mayor control interno, pero exige una gestión técnica más rigurosa al software.
¿Quién está obligado a utilizar Verifactu?
La obligación de utilizar un software que cumpla con el Reglamento Verifactu recae en la mayoría de los contribuyentes que emiten facturas en España. La tabla resume quién debe adaptarse:| Contribuyente | Verifactu | Justificación |
|---|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (Sociedades Anónimas, Limitadas, etc.) | Sí | Forman el primer grupo de obligados a adaptar sus sistemas de facturación. |
| Resto de empresas y profesionales (Principalmente autónomos en estimación directa) | Sí | Incluye a la inmensa mayoría de PYMES y autónomos que utilicen cualquier tipo de sistema informático para facturar. |
| Autónomos en módulos | Sí | Solo si están obligados a utilizar Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). |
¿Cuándo entra en vigor este sistema de facturación electrónica?
Aunque el Reglamento Verifactu ya está aprobado (RD 1007/2023), la obligación para que los usuarios (autónomos y empresas) lo implementen ha sido aplazada. El Gobierno ha decidido extender el margen un año más, a 2027. A pesar del aplazamiento, es importante destacar que la obligación para los fabricantes y comercializadores de software de vender únicamente sistemas adaptados a Verifactu ya está en vigor desde julio de 2025.| Grupo de contribuyentes | Plazo anterior | Nuevo plazo de obligatoriedad |
|---|---|---|
| Empresas contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2026 | 1 de enero de 2027 |
| Resto de empresas y autónomos (incluyendo la mayoría de PYMES) | 1 de julio de 2026 | 1 de julio de 2027 |
¿Cómo funciona Verifactu para autónomos y PYMES?
El proceso de facturación con Verifactu es muy sencillo para el autónomo o PYME, ya que toda la carga técnica, como la creación de la huella digital y el encadenamiento, recae exclusivamente en el software homologado. Aquí te detallamos el paso a paso de lo que ocurre cada vez que emites una factura:- Emisión de la factura: el autónomo o PYME genera la factura de venta en su software homologado, siguiendo su proceso habitual.
- Creación del registro verificable (en tiempo real): en el mismo instante de la emisión, y sin que el usuario tenga que realizar ninguna acción adicional, el software automáticamente genera un registro de facturación que cumple con las máximas garantías de seguridad:
- Crea una huella digital única para ese documento específico, que es como su ADN digital.
- Encadena esta huella a la factura anterior (garantizando la trazabilidad y que no se pueden manipular registros posteriores).
- Añade el código QR y la leyenda obligatoria «VERI*FACTU» a la factura final.
- Envío a la AEAT (Modalidad SÍ): si la empresa ha optado por la modalidad Verifactu SÍ, el sistema envía automáticamente los datos del registro a la Agencia Tributaria a través del canal habilitado. Este envío se realiza prácticamente en tiempo real.
- Entrega y verificación del cliente: el cliente recibe la factura final. Gracias al QR visible, el receptor puede escanearlo y verificar al instante que el documento está correctamente registrado y es legítimo ante Hacienda.
¿Cómo se deben enviar los registros con Verifactu?
La responsabilidad de enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria recae totalmente en el software de facturación homologado, no en el usuario final, es decir, no en el autónomo o la PYME. El proceso de envío es una funcionalidad integrada y automática del programa. La forma en la que se realiza depende de la modalidad que hayas elegido:- Modalidad Verifactu SÍ: el envío de los datos del registro a la AEAT se realiza de forma automática y casi instantánea en el momento de la emisión de la factura, a través de los canales de comunicación habilitados por Hacienda.
- Modalidad Verifactu NO: los datos no se envían de forma continua, sino que el software los mantiene seguros y listos para ser transmitidos solo cuando la AEAT lo requiera.
¿Qué deben hacer los autónomos y las PYMES para implementar Verifactu?
La implementación de Verifactu no exige grandes cambios operativos, sino una adaptación tecnológica centrada en el software de facturación. La clave está en la elección y la adaptación del programa que utilizas para tu gestión diaria. Aquí te mostramos cómo proceder:- Revisar el software actual y contactar al proveedor: este es el primer paso y el más importante. Debes contactar urgentemente con el proveedor de tu programa de facturación actual (ya sea un ERP, una aplicación en la nube o un programa local) para confirmar dos puntos:
- Si tu software está en proceso de homologación por la AEAT para cumplir con Verifactu.
- Si tu contrato de mantenimiento es anterior a julio de 2025, lo que te da margen hasta 2027. De cualquier forma, la adaptación debe estar lista antes de esa fecha.
- Seleccionar un software homologado (si es necesario cambiar): si utilizas una herramienta antigua o si tu proveedor no va a actualizar su programa, tendrás que migrar. Al contratar uno nuevo, asegúrate de que cumpla de antemano con la normativa Verifactu. Dado que la obligación de vender software adaptado ya está en vigor para los fabricantes, la mayoría de los programas nuevos ya están listos.
- Configurar la modalidad de envío (Verifactu SÍ/NO): una vez que tienes el software homologado, debes decidir y configurar la modalidad de envío de los registros a Hacienda:
- Verifactu SÍ: configurar el envío automático y en tiempo real. Esto te da la máxima tranquilidad fiscal.
- Verifactu NO: configurar el sistema para guardar los registros de forma segura, listos para ser enviados solo a requerimiento de la AEAT.
¿Qué ocurre si no has implementado Verifactu después de su entrada en vigor?¿Existe algún tipo de sanción?
Si te preguntas qué sucede si llegamos al plazo de 2027 y tu negocio sigue utilizando un software que no está homologado, la respuesta es sencilla: la Ley Antifraude contempla un régimen sancionador severo para garantizar el cumplimiento del Reglamento Verifactu. El objetivo de Hacienda es erradicar de forma definitiva los programas que permiten manipular o borrar registros de ventas. La sanción se centra en la tenencia y el uso de software no conforme:- Sanción por tenencia de software no conforme: la multa por poseer o utilizar un software que permita la manipulación, alteración o eliminación de los registros de facturación es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se detecte el incumplimiento. Esta multa afecta directamente al autónomo y a la PYME.
- Sanción por manipulación o venta de software fraudulento: si se trata de un fabricante, comercializador o desarrollador que venda o manipule software con estas funcionalidades fraudulentas, las multas son mucho más elevadas, alcanzando los 150.000 euros por ejercicio.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu para autónomos y PYMES
A continuación, resolvemos las dudas más comunes sobre la implementación y el funcionamiento de este nuevo sistema de facturación:
¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica?
La diferencia principal está en la función: Verifactu es el sistema que asegura la integridad y trazabilidad de los datos de facturación ante Hacienda. La factura electrónica es el formato (como Facturae o EDI) en que se intercambia la factura entre empresas. Es decir, Verifactu es un requisito legal para que tu software funcione correctamente, mientras que la factura electrónica es una obligación de intercambio B2B impulsada por la Ley Crea y Crece.
Soy autónomo (o PYME), ¿cómo me afecta el sistema Verifactu?
Te afecta directamente si utilizas cualquier tipo de software informático para emitir facturas, ya que te obliga a usar un programa homologado que cumpla con los requisitos de trazabilidad y que sea capaz de enviar los registros a la AEAT. Aunque el plazo de obligatoriedad se ha aplazado a 2027, cualquier nuevo software que adquieras desde ahora ya debe ser Verifactu.
¿Puedo seguir generando facturas en borrador antes de enviarlas?
No directamente con el sistema Verifactu. La esencia del sistema es garantizar la inalterabilidad desde el momento de la emisión. Una vez emitida, no se puede anular o editar una factura sin emitir obligatoriamente una factura rectificativa.
¿Puedo programar facturas con Verifactu?
La normativa no contempla la funcionalidad de programar facturas con Verifactu. El registro de facturación se genera y se encadena de forma correlativa en el momento exacto en que se emite la factura.
¿Se pueden anular las facturas en Verifactu? ¿Puedo reutilizar el mismo número de factura?
No se puede anular una factura directamente, sino que debe emitirse una factura rectificativa que corrija la original. Tampoco se puede reutilizar el mismo número de factura, ya que la numeración debe ser correlativa e inalterable para garantizar la trazabilidad.
¿Quién envía las facturas? ¿Se envían automáticamente?
El envío de los registros a la AEAT lo realiza el propio software de facturación, no el usuario. Se hace de forma automática y casi instantánea si la empresa elige la modalidad Verifactu SÍ.
Como autónomo (o PYME) y según la “Ley Tributaria”, ¿tengo alguna obligación?
Sí. Tienes la obligación de garantizar que el software que utilizas no permite la manipulación, alteración o borrado de los registros de facturación. Si utilizas un software que no cumpla con esta prohibición, puedes enfrentarte a sanciones.
Además de Verifactu, ¿puedo seguir usando mi programa de facturación? ¿Qué ocurrirá con el histórico de mis facturas?
Puedes seguir usando tu software actual hasta el plazo de 2027 solo si tienes un contrato de mantenimiento anterior a julio de 2025. El histórico de facturas se mantiene, pero solo las facturas emitidas bajo el sistema Verifactu (a partir de su entrada en vigor) cumplirán con los nuevos requisitos de integridad y trazabilidad.
