¿Cómo hacer una factura electrónica? Claves para emitirla correctamente

La factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales y fiscales para sustituir a las tradicionales facturas en papel. En la actualidad, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria para todas las empresas que operan en España, según la normativa vigente de la Ley Crea y Crece.

A continuación, te explicamos cómo generar una factura electrónica correctamente, cumpliendo con los requisitos legales y optimizando tus procesos operativos.

¿Qué necesitas para generar una factura electrónica? ¿Qué requisitos se necesitan para cumplir con la ley?

Para generar una factura electrónica válida y conforme a la legislación española, es necesario contar con un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre de 2023. Este decreto regula la emisión de facturas tanto en formato electrónico como en papel, y establece una serie de obligaciones para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas electrónicas.

Los requisitos son:

• Consentimiento del destinatario: el receptor de la factura debe aceptar recibirla electrónicamente. Además, debe contar con la tecnología adecuada para procesar y almacenar la factura de manera segura.
• Legibilidad: la factura debe ser legible por todas las partes involucradas. Esto se asegura mediante un software de facturación que garantice su claridad y accesibilidad.
• Autenticidad del origen: es imprescindible garantizar que la factura proviene del emisor correcto, es decir, que la factura ha sido emitida por la empresa o autónomo que proporcionó el servicio o vendió el producto. Esto se verifica mediante la firma electrónica.
• Integridad del contenido: el contenido de la factura no debe ser alterado una vez emitido. La firma electrónica es una de las herramientas que asegura esta integridad, garantizando que no se haya modificado el contenido original.

Además de los requisitos técnicos, una factura electrónica debe contener ciertos datos que aseguran su validez legal. Estos incluyen:

• Número de factura y serie
• Fecha de emisión
• Datos completos del emisor y del receptor
• Descripción detallada de los productos o servicios
• Importe total de la factura, incluyendo los impuestos aplicados (como el IVA o IRPF)

El cumplimiento de estos requisitos garantiza que las facturas electrónicas sean válidas ante la administración fiscal y asegura una correcta gestión de las transacciones comerciales.

Pasos para emitir una factura electrónica

Emitir una factura electrónica requiere seguir ciertos pasos para asegurarse de que se cumpla con todas las normativas. A continuación, te indicamos los pasos fundamentales:

1. Generar el certificado digital: Necesitarás un certificado digital que valide tu identidad como emisor de la factura.
2. Crear la factura en formato adecuado: La factura debe ser creada en un formato electrónico reconocido, como EDIFACT (EDI), UBL, CEFACT y Facturae.
3. Verificar los datos: Asegúrate de que todos los campos obligatorios están completos y correctos (NIF, descripción de los productos o servicios, total con IVA).
4. Enviar la factura electrónicamente: Utiliza un sistema de gestión que permita el intercambio de las facturas electrónicas de forma automatizada con el receptor.

Emite tus facturas electrónicas con AECOC EDI

AECOC EDI es una plataforma que te ayuda a generar y gestionar tus facturas electrónicas de forma sencilla, rápida y conforme a las normativas fiscales. Implementar EDI en tu empresa permitirá optimizar tus procesos, reducir errores administrativos y garantizar el cumplimiento de la factura electrónica obligatoria.